Em contrarrelógio

05/07/2020

Os últimos dias têm sido intensos, tal a quantidade de tarefas que tenho entre mãos. Ao fim de um dia de trabalho tenho constatado que não fiz tudo o que queria e, quase em desespero, imploro para que esse mesmo dia tivesse 48 horas. Lembro-me de há uns anos ter trabalhado com uma colega que me confidenciou que uma das coisas que lhe causava ansiedade era o tempo, ou melhor, a falta dele. Pois, o tempo não para, mas cada um de nós tem a hipótese de o gerir melhor em vez de andar frequentemente em contrarrelógio.

Quando acumulamos demasiadas tarefas chegamos a um ponto em que atingimos o nosso limite por não ser humanamente possível concretizar tudo a tempo e horas. É nesta fase que ou nos organizamos, ou começamos a trepar paredes, em sentido figurado, entenda-se. Estive perto disso esta semana, mas optei pela primeira opção e a sensação de ver a pilha de tarefas a diminuir é um grande alívio. O segredo está na nossa capacidade de manter o foco, o que nos irá permitir uma melhor gestão de tempo e maior concentração.

Ainda que a pandemia tenha contribuído para abrandar o nosso ritmo de vida, é fundamental que diariamente reflitamos sobre a forma como estamos a dar conta das nossas responsabilidades, sejam elas profissionais ou pessoais, e do nível de stresse que experienciamos e de como lidamos com o mesmo. Os dias não são todos iguais e esta reflexão servirá para percebermos que estratégias utilizamos e que estão a surtir efeito e, por isso, devem manter-se, ou aquelas que usamos mas que não resultam e, por isso, devem ser melhoradas.

Uma má gestão do tempo contribuiu para altos níveis de ansiedade, insegurança, desconforto, frustração, desânimo, irritabilidade, além de ser um facilitador para um maior número de erros. Decerto já ouviram aquelas expressões “quanto mais depressa, mais devagar” ou “depressa e bem há pouco quem” e o certo é que, nem sempre aqueles que parecem umas “baratas tontas” são mais rápidos e mais eficientes a concluir as tarefas a que se propõem. Pelo contrário, uma boa gestão de tempo dá-nos tranquilidade, segurança, conforto, confiança e a sensação de autoeficácia.

Existem algumas estratégias que podem facilitar este processo. Inicialmente devemos avaliar o trabalho que temos em função da nossa disponibilidade para o concluirmos. Desta forma, será mais fácil definirmos objetivos de forma clara, sendo que os mesmos devem ser específicos e realistas e, sempre que possível, devemos definir um período para a sua conclusão, estabelecendo uma data de início e de fim.

Ter uma agenda ou um bloco onde possamos anotar as tarefas, os compromissos e os prazos permitir-nos-á libertar memória para outros assuntos igualmente importantes. Esta agenda ou bloco deve estar atualizada(o), num local a que tenhamos acesso facilmente e com a informação organizada de forma a não criar dúvidas.

Um outro aspeto que devemos considerar é o ambiente à nossa volta e os estímulos distratores. O ruído à volta pode prejudicar a nossa concentração, pelo que devemos encontrar formas de contornar a situação. Quando possível, podemos optar por mudar de sala, ou pedir aos colegas que partilham connosco o espaço para baixar o som da música, entre outros exemplos. O telefone/telemóvel constitui um outro entrave à concentração, principalmente quando as notificações ou chamadas não param. Colocá-lo em silêncio por alguns minutos pode ser uma opção.

Definir prioridades é uma etapa essencial para uma boa gestão de tempo. Para tal, devemos ter em conta a importância e a urgência de cada tarefa, priorizando as que se afiguram mais importantes e urgentes e deixar para depois as que nem são importantes nem urgentes. Para aumentar a eficácia desta planificação, podemos orientar as tarefas mais importantes e urgentes para o momento do dia no qual a nossa rentabilidade é maior.

Estas estratégias são úteis tanto na nossa vida profissional como pessoal e quando aplicadas de forma adequada permite-nos ter mais tempo de qualidade connosco e com aqueles que nos são mais importantes.